Не застосовують реєстратори розрахункових операцій (касові апарати) підприємці першої групи спрощеної системи оподаткування. 

Крім того, підприємці, які здійснюють діяльність у населених пунктах із населенням більше ніж 25 тисяч осіб при використанні РРО зобов’язані встановлювати платіжні термінали. 

Платники податків при розрахунках зі споживачами поряд з традиційними касовими апаратами можуть застосовувати програмні РРО – сучасний аналог класичного касового апарату, який можна встановити на комп’ютер, смартфон чи планшет. 

Перевагами програмних РРО є швидка реєстрація каси – в електронному вигляді подається лише одна форма 1-ПРРО, автоматичне формування Z-звіту та його реєстрація в ДПС та реєстрація чеків безпосередньо в ДПС, без інформаційного еквайра. ПРРО автоматично оновлюється та не потребує сервісного обслуговування. 

Розпочати роботу з програмним РРО доволі просто. Насамперед, платнику необхідно отримати електронний підпис та зареєструвати пункт продажу в Електронному кабінеті, тобто створити і надіслати он-лайн форму 20-ОПП. 

Наступний крок - обрати безкоштовний ПРРО від ДПС або платний – від комерційних фірм та зареєструвати в податковій службі. Для реєстрації програмного РРО суб’єкт господарювання або його представник подає до контролюючого органу заяву за формою № 1-ПРРО. У відповідь на надіслану форму №1-ПРРО надійде квитанція з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО (віртуальну касу). Далі потрібно завантажити файл ПРРО і встановити його на планшет, смартфон чи комп'ютер, які будуть виконувати роль каси в пункті продажу.